La norme ISO 15489 est une norme internationale de gestion des documents d’archives reconnue et largement utilisée dans le monde entier. Elle fournit un cadre pour la gestion efficace et efficiente des documents d’archives, qu’ils soient sous forme physique ou électronique, et elle est considérée comme une référence importante pour les organisations qui cherchent à mettre en place des pratiques de gestion documentaire de qualité. Elle établit des lignes directrices de la gestion documentaire et s’applique à toutes les organisations quels que soient leur taille, leur type, leur structure ou leur activité.
Vers une harmonisation mondiale de la gestion documentaire..
Bien qu’elle ne soit pas obligatoire, dans le sens où elle n’est pas une loi ou un règlement qui doit être respecté par les organisations, la Norme Iso 15489 est LA référence pour la mise en place d’une gestion documentaire de qualité.
Les principaux objectifs de la norme ISO 15489 sont les suivants :
- Assurer la création, la gestion, l’utilisation et la préservation efficaces et efficientes des documents d’archives.
- Établir des pratiques de gestion de l’information qui favorisent la transparence, la responsabilité, l’efficacité, la sécurité et la conformité réglementaire.
- Favoriser la collaboration et la coordination entre les différentes parties prenantes impliquées dans la gestion des documents d’archives.
La norme ISO 15489 s’applique à tous les types de documents d’archives, y compris les documents électroniques. Elle traite également de l’ensemble du cycle de vie des documents d’archives, de la création à la destruction ou à la conservation permanente. Elle repose sur :
- La collecte des documents
- Le traitement et l’analyse des documents
- La conservation des documents en toute sécurité
- La diffusion des documents aux parties prenantes appropriées
- La destruction sécurisée des documents en fin de vie utile.
Pour appliquer la norme ISO 15489 dans le domaine des documents d’archives, les organisations doivent adopter une approche systématique de la gestion de l’information et de la documentation. Cela implique la mise en place d’un cadre de gestion des documents d’archives qui comprend les politiques, les procédures, les pratiques et les technologies nécessaires pour assurer une gestion efficace des documents d’archives.
La mise en œuvre de la norme ISO 15489 peut aider les organisations à améliorer leur efficacité opérationnelle, à réduire les risques juridiques et réglementaires, à améliorer la transparence et la responsabilité, et à protéger les documents d’archives essentiels à leur mission et à leur histoire.
La norme ISO 15489 s’organise en deux parties
- La première traite des principes fondamentaux de la gestion des documents, notamment la gestion des informations, la qualité des informations, la sécurité des informations et la conformité aux exigences légales et réglementaires. Elle définit également les processus de gestion des documents, tels que la collecte, le traitement, la conservation, la diffusion et la destruction des documents.
- La seconde est un guide pratique de mise en oeuvre de la norme.
Elle fournit une méthodologie pour faciliter le travail des responsables de la mise en place de systèmes de gestion des archives courantes et intermédiaires. Elle donne une vision générale des processus et des facteurs à prendre en considération dans les organismes qui souhaitent se conformer à la norme. Elle contient notamment des informations additionnelles sur les politiques, les procédures et les types de responsabilités devant être définis dans l’élaboration d’un système de gestion des documents.
Elle fournit également des recommandations pour la gestion des systèmes de gestion de documents électroniques (EDMS) et les processus de gestion de documents électroniques.
Est-ce que la norme ISO 15489 est obligatoire ?
La norme ISO 15489 est établie par l’Organisation Internationale de Numérisation (ISO), qui n’a pas de pouvoir réglementaire ou législatif.
Cela signifie que les normes de l’ISO sont volontaires et dépendent de la bonne volonté de chacun.
Les termes utilisés dans la norme ISO 15489 sont « pourrait » et « peut » plutôt que « devrait » et « doit ». Ce qui montre que cette norme n’a aucun caractère obligatoire à respecter la norme ISO 15489.
Cependant, ces normes peuvent devenir obligatoires lorsque les gouvernements ou les organismes réglementaires qui ont l’autorité compétente les adoptent ou qu’elles répondent aux exigences du marché.
En conséquence, on peut considérer la norme ISO 15489 comme un gage de qualité et de fiabilité pour les clients.
Sources : Association des archivistes du Québec
Quels sont les exigences de la norme ISO 15489 ?
La mise en place de cette norme implique plusieurs étapes et exigences :
Identifier les documents : la première étape consiste à identifier les documents de l’organisation. Il est important de déterminer quels documents sont considérés comme des archives courantes et intermédiaires.
Établir une structure de classification : la norme ISO 15489 encourage la mise en place d’une structure de classification pour organiser les documents. Cette structure devrait être logique, claire et facile à utiliser.
Développer des procédures de gestion des documents : la norme ISO 15489 demande que des procédures soient établies pour tous les aspects de la gestion des documents. Les procédures doivent inclure des étapes claires pour la collecte, la création, le traitement, la diffusion, la conservation et la destruction des documents.
Utiliser des systèmes de gestion de documents : l’utilisation de systèmes de gestion de documents est encouragée pour aider à organiser et à gérer les documents de manière efficace. Établir des politiques de gestion des documents : Les politiques de gestion des documents doivent être développées pour fournir une orientation claire sur la manière dont les documents de l’organisation seront gérés. Les politiques doivent inclure des directives pour la collecte, la création, le traitement, la diffusion, la conservation et la destruction des documents.
Organisation et structure des documents
La norme ISO 15489 stipule que les documents doivent être créés et gérés de manière organisée et structurée pour les rendre facilement accessibles et recherchables.
Cela peut inclure l’utilisation de systèmes de gestion de documents, de catalogues électroniques, ou de systèmes de classification pour organiser les documents.
Authenticité, intégrité et fiabilité des documents
Les documents doivent être enregistrés de manière à garantir leur authenticité, leur intégrité et leur fiabilité.
Il doit être possible de prouver à tout moment que le document est bien ce qu’il prétend être, qu’il a bien été produit ou reçu par la personne qui le prétend, et qu’il a été produit ou reçu au moment où il prétend l’avoir été.
Cela peut inclure l’utilisation de signatures électroniques, de timbres numériques ou d’autres mécanismes de vérification de l’authenticité.
Exactitude et complétude des documents
Le contenu des documents doit être considéré comme la représentation complète et exacte des activités ou des opérations qu’il décrit, de sorte que sa consultation ultérieure permette de comprendre comment l’opération qu’il décrit a été réalisée.
Pour garantir l’exactitude des informations, des processus de validation et de revue doivent être mis en place.
Protection contre la modification non autorisée
Les documents doivent être protégés contre toute modification ou altération non autorisée. Pour cela, des mécanismes de vérification de l’authenticité peuvent être utilisés, et des politiques de gestion des droits d’accès et de stockage doivent être mises en place.
Cela peut inclure l’utilisation de signatures électroniques, de timbres numériques ou d’autres mécanismes de vérification de l’authenticité pour empêcher toute modification non autorisée.
Protection contre la perte, la destruction et les dommages
Les documents doivent être protégés contre la perte, la destruction accidentelle ou intentionnelle, ou toute autre forme de dommage.
Cela peut inclure la sauvegarde régulière des documents, l’utilisation de systèmes de stockage sécurisés, et la mise en place de politiques de gestion des droits d’accès aux documents.
Accessibilité aux personnes autorisées
Les documents doivent être accessibles aux personnes autorisées, dans les limites des lois et règlements applicables.
Cela peut inclure la mise en place de systèmes de gestion des droits d’accès, de contrôle des versions, et de gestion des autorisations d’accès pour garantir que seuls les utilisateurs autorisés ont accès aux documents nécessaires.
Conservation pendant une durée suffisante
Les documents doivent être conservés pendant une durée suffisante pour répondre aux besoins de l’organisation, conformément aux lois et règlements applicables.
Cela peut inclure la mise en place de plans de conservation, de politiques de gestion des archives, et de processus de destruction des documents en fin de vie utile.
Les processus et procédures de conservation doivent être mis en place de manière systématique, précises et appliquées par tous les employés pour garantir la sécurité et la pérennité des documents.
FAQ
Comment obtenir le label ISO 15489 ?
Les organismes demandeurs d’un label ISO devront demander un Audit de certification selon l’engagement de celle-ci, afin de bénéficier de la certification.
Cependant, il est possible que vous deviez payer pour obtenir une copie d’une norme ISO auprès d’un fournisseur de normes, comme le Bureau international de normalisation (BIN).
Quelle est le rôle des normes ISO ?
Les normes ISO permettent à toutes entreprises de bénéficier d’un gage de fiabilité et de qualité.
Ces normes ISO pourront faire la différence face à un marché où les concurrents sont nombreux.
Qui accorde la certification de norme ISO ?
Seulement une « partie tierce » pourra vous accorder cette certification de norme ISO, si l’audit qu’elle réalise est positif aux exigences de la norme.
